Можно ли вести книгу входящих документов в электронном виде


Можно ли вести книгу входящих документов в электронном виде

Электронный документооборот: идем в ногу со временем


Вы здесь По состоянию на: 08.10.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2010Автор: Циркова Н. В. Тема: Документы кадровой службы Рубрика: Кадровое делопроизводство

    Нормативные документы

      Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (извлечение)

    Справочные материалы

      Как внедрить систему электронного документооборота

Что такое отдел кадров лет эдак двадцать назад?

Небольшой кабинет, заставленный шкафами с ворохом бумажных документов и папок, трескающихся от объема разлинованных листов. Согласитесь, сегодня уже трудно представить себе кадровую службу, которая ведет делопроизводство только в традиционном бумажном виде. Век развития информационных технологий и автоматизации бизнес-процессов диктует свои условия.
Так что агитировать за переход на альтернативные носители информации, наверное, нет необходимости.

Электронные документы: нужна ли их распечатка?

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 4 сентября 2015 г.М.Ю.

Гриня, эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению Документооборот активно переходит в виртуальную сферу. Все больше документов организации составляются электронно.

Нужно ли их распечатывать, например по завершении отчетного (налогового) периода, или можно оставлять в электронном виде?

Электронный документ признается равнозначным документу на бумажном носителе, когда: документы составляются в рамках соглашения между участниками электронного взаимодействия, при этом применяется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная), установленная соглашением, ; ; ; используется усиленная квалифицированная электронная подпись, ; .

Правда, в очередной раз касаясь темы электронных документов, Минфин указал, что усиленная подпись может быть и неквалифицированной. Однако в этом

Как вести журнал входящей корреспонденции

В любой современной организации ведется учет и своевременная обработка входящей корреспонденции. Для этих целей на предприятиях заводят специальный журнал, в который заносят сведения обо всех поступающих письмах и других документах.

Как правильно вести такой журнал, рассказывается в данной статье. Однако программное

обеспечение для этого нововведения установлено пока еще не во всех организациях, в связи с чем поступление новых писем регистрируется в отдельном бумажном журнале.

Прием поступающих документов осуществляет секретарь или делопроизводитель. Всем письмам присваивается регистрационный номер, они сортируется и передаются адресатам. Некоторые современные предприятия ввели у себя систему электронного документооборота.
Журналом называется

Регистрация документов в вопросах и ответах

Регистрационный номер документа – реквизит многофункциональный.

Данная процедура – неотъемлемая часть системы управления любого предприятия.
Помимо своего основного предназначения – порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи.

По конечным порядковым номерам в конце года можно проследить рост объема документопотоков, проходящих через организацию, а значит, через секретаря, что свидетельствует о росте персональной нагрузки и может стать основанием для законных требований о повышении заработной платы или увеличения штата секретариата.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» допускает на усмотрение организации дополнять порядковые регистрационные номера идентификационными индексами (п.

3.12), что способствует решению задач по оперативному поиску того или иного документа.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

> >

Каждое предприятие в ходе своей деятельности получает и отправляет определенное количество корреспонденции.Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой

Допустимо ли ведение только электронной книги приказов

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144.

Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

№ 33. Регистрационная форма Регистрировать документы можно:

  1. на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).
  2. в специальных регистрационных журналах;

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества.

В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе. Содержание: Как оформить и как вести журнал регистрации приказов Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Обязательно ли вести журналы регистрации в бумажном варианте

Правила регистрации и индексирования документов подробно описаны в пункте 3.2.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

№ 33. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документов. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам и т.п.

Рекомендуем прочесть:  Сведения по райффайзенбанку

По общему правилу при регистрации документов происходит их индексация. То есть каждому документу нужно присвоить определенный номер и условное обозначение (индекс). Индексы необходимы при поиске, учете и систематизации документов.

В течение года регистрационный индекс не повторяется. Регистрационный индекс состоит из: порядкового номера документа в пределах определенного массива (например, отдельно нумеруются приказы по основной деятельности и по личному составу, договоры, инструкции и т.

Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать

– Минуточку, Иван Сергеевич!

– Что такое? – Пока не произведем опись всех документов, о душе и речи быть не может. – Ну и бюрократ же ты, Вертер!

[.] – Но если мы допустим беспорядок в документации, потомки нам этого не простят. […] Вот, недавно, Иванов А.В. привез гадину из мезозойской эры.

И мы записали, что это – птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр! Пришлось переписывать целую страницу!

– Это ужасно, Вертер. Ужасно… К/ф « Гостья из будущего» Наверное, все помнят педантичного робота Вертера, смотрителя Института Времени из любимого многими фильма «Гостья из будущего». И наверняка многие улыбались, когда этот обаятельный киногерой регистрировал принесенные артефакты и вел с прибывающими учеными забавный диалог про «гадину из мезозойской эры»! А ведь еще в детстве этим примером нам указывали, насколько важны аккуратность и порядок в регистрации входящей документации.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Вы здесь «Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3 ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.

Что регистрируем? В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации.